n8n, müşteri hizmetleri süreçlerini otomatikleştirmek için iş akışı örneği

n8n, müşteri hizmetleri süreçlerini otomatikleştirmek için mükemmel bir araçtır. İşte size baştan sona detaylı bir şekilde açıklanmış, sıkça kullanılan bir müşteri hizmetleri workflow’u (iş akışı) örneği.

Bu senaryoda, bir web sitesindeki “Destek Formu” üzerinden gelen talepleri ele alacağız. Akışımız şu şekilde işleyecek:

  1. Müşteri Talep Gönderir: Müşteri web sitenizdeki formu doldurur.
  2. n8n Talebi Yakalar: n8n, bu talebi anında yakalar.
  3. Otomatik Yanıt Gönderilir: Müşteriye talebinin alındığına dair bir e-posta otomatik olarak gönderilir.
  4. Talebi Anlama ve Kategorize Etme (AI Destekli): Yapay zeka kullanılarak talebin konusu (örn: Teknik Sorun, Fatura, Ürün Bilgisi) ve aciliyeti belirlenir.
  5. Ekip Görevlendirme: Talebin kategorisine göre ilgili ekibin proje yönetim aracında (örneğin Trello) bir kart oluşturulur.
  6. Ekip Bildirimi: İlgili ekibe Slack üzerinden anlık bildirim gönderilir.

Gerekli Araçlar ve n8n Node’ları

  • Webhook Node: Web formundan gelen verileri yakalamak için.
  • AI Agent veya OpenAI/Google AI Node: Gelen mesajın içeriğini analiz etmek için.
  • Switch Node: Analiz sonucuna göre iş akışını farklı yollara yönlendirmek için.
  • Trello Node: Proje yönetimi panosunda görev kartı oluşturmak için.
  • Slack Node: Ekibe bildirim göndermek için.
  • Send Email (SMTP) Node: Müşteriye otomatik yanıt göndermek için.
  • Set Node: Verileri düzenlemek ve iş akışı içinde daha kolay kullanmak için.

Adım Adım Müşteri Hizmetleri Workflow’u Kurulumu

1. Adım: Talebi Yakalama (Webhook)

  • Node: Webhook
  • Amaç: Web sitenizdeki destek formundan gelen verileri n8n’e aktarmak.
  • Yapılandırma:
    1. Yeni bir workflow oluşturun ve ilk node olarak Webhook‘u ekleyin.
    2. Webhook node’u size bir “Test URL” verecektir. Bu URL’yi kopyalayın.
    3. Web sitenizdeki formun, verileri bu URL’ye POST metodu ile göndermesini sağlayın. (WordPress’te bir form eklentisi kullanıyorsanız, “Webhook” özelliğini aktif edip bu URL’yi yapıştırmanız yeterlidir).
    4. Formunuzdan test amaçlı bir talep gönderin. n8n’deki Webhook node’u veriyi yakaladığında yeşil bir tik işareti belirecektir. Artık formdan gelen isim, email, konu, mesaj gibi alanları workflow içinde kullanabilirsiniz.

2. Adım: Müşteriye Otomatik Yanıt (E-posta)

  • Node: Send Email (veya Gmail, Microsoft Outlook vb.)
  • Amaç: Müşteriye talebinin başarıyla alındığını bildirmek.
  • Yapılandırma:
    1. Webhook node’undan sonra bir Send Email node’u ekleyin.
    2. Credentials (kimlik bilgileri) bölümünde e-posta sunucunuzun (SMTP) ayarlarını yapın.
    3. To (Alıcı): Bu alana Webhook‘tan gelen müşteri e-posta verisini ekleyin. n8n’in ifade (expression) düzenleyicisini kullanarak şöyle bir şey yazacaksınız: {{ $json.body.email }} (Formunuzdaki e-posta alanının adına göre email kısmını değiştirin).
    4. Subject (Konu): “Destek Talebinizi Aldık | Talep ID: {{ $json.body.requestId }}” gibi bir başlık yazabilirsiniz.
    5. Text/HTML (İçerik): Müşteriye teşekkür eden ve en kısa sürede döneceğinizi belirten bir metin hazırlayın. Örneğin: “Merhaba {{ $json.body.name }}, talebinizi aldık. Ekibimiz en kısa sürede sizinle iletişime geçecektir.”

3. Adım: Talebi Anlama ve Kategorize Etme (AI)

  • Node: AI Agent veya OpenAI
  • Amaç: Müşterinin yazdığı mesajın içeriğini analiz ederek konuyu (“Teknik”, “Fatura”, “Satış”) ve aciliyetini (“Düşük”, “Normal”, “Yüksek”) belirlemek.
  • Yapılandırma:
    1. E-posta node’undan sonra bir AI Agent node’u ekleyin.
    2. Model olarak (örn: OpenAI – GPT-4o) seçiminizi yapın ve API anahtarınızı girin.
    3. Input (Giriş Metni): Bu alana Webhook‘tan gelen müşteri mesajını ekleyin: {{ $json.body.mesaj }}
    4. Prompt (İstem): Yapay zekaya ne yapmasını istediğinizi burada belirtirsiniz. Bu en önemli kısımdır.
    PlaintextAşağıdaki müşteri talebini analiz et. Talebin konusunu şu kategorilerden biri olarak belirle: Teknik, Fatura, Satış, Diğer. Talebin aciliyetini şu seviyelerden biri olarak belirle: Düşük, Normal, Yüksek. Cevabını sadece JSON formatında ve şu şekilde ver: {"kategori": "...", "aciliyet": "..."} Müşteri Talebi: {{ $json.body.mesaj }}

4. Adım: İş Akışını Yönlendirme (Switch)

  • Node: Switch
  • Amaç: Yapay zekadan gelen “kategori” bilgisine göre workflow’u doğru yola sokmak.
  • Yapılandırma:
    1. AI Agent node’undan sonra Switch node’unu ekleyin.
    2. Routing Rules (Yönlendirme Kuralları) bölümünde farklı yollar oluşturun.
      • Path 1 (Teknik): Data to route on kısmına AI çıktısını referans gösterin: {{ $json.kategori }}. Kural olarak Equals (Eşittir) ve değer olarak Teknik yazın.
      • Path 2 (Fatura): Aynı şekilde {{ $json.kategori }} için Equals Fatura.
      • Path 3 (Satış): Aynı şekilde {{ $json.kategori }} için Equals Satış.
      • Default Path (Diğer): Diğer tüm durumlar bu yoldan devam eder.

5. Adım: Görev Oluşturma (Trello)

  • Node: Trello
  • Amaç: Switch node’undan gelen her bir kategori yolu için ilgili Trello panosunda bir görev kartı oluşturmak.
  • Yapılandırma:
    1. Switch node’unun “Teknik” yolunun sonuna bir Trello node’u ekleyin.
    2. Credentials bölümünde Trello hesabınızı bağlayın.
    3. Resource: Card | Operation: Create
    4. Board ID: “Teknik Destek Panosu”nu seçin.
    5. List ID: “Gelen Kutusu” veya “Yeni Talepler” listesini seçin.
    6. Name (Kart Başlığı): [ACİLİYET: {{ $json.aciliyet }}] - {{ $json.body.konu }} gibi dinamik bir başlık oluşturun.
    7. Description (Açıklama): Kartın açıklamasına müşteri mesajının tamamını, adını ve e-postasını ekleyin.Müşteri: {{ $json.body.name }} E-posta: {{ $json.body.email }} --- Mesaj: {{ $json.body.mesaj }}
    8. Aynı Trello node’unu kopyalayıp Switch‘in “Fatura” ve “Satış” yollarına da ekleyin, sadece Board ID ve List ID‘yi ilgili departmanların panolarıyla değiştirin.

6. Adım: Ekibi Bilgilendirme (Slack)

  • Node: Slack
  • Amaç: Trello kartı oluşturulduktan sonra ilgili ekibe anlık bildirim göndermek.
  • Yapılandırma:
    1. Trello node’undan sonra bir Slack node’u ekleyin.
    2. Slack hesabınızı bağlayın.
    3. Channel: Bildirimin gideceği kanalı seçin (örn: #teknik-destek).
    4. Text: Ekibe bilgi veren bir mesaj oluşturun. Trello kartının linkini de eklemek çok faydalıdır.📢 Yeni Destek Talebi! *Kategori:* Teknik *Aciliyet:* {{ $json.aciliyet }} *Konu:* {{ $json.body.konu }} Trello Kartı: {{ $json.url }} // Trello node'unun çıktısından gelen kart URL'si
    5. Her bir Trello node’unun arkasına ilgili Slack kanalını hedefleyecek şekilde bir Slack node’u ekleyin.

Workflow’un Görsel Akışı

Kod snippet’i

graph TD
    A[Webhook: Müşteri Talebi Geldi] --> B[Send Email: Müşteriye Otomatik Yanıt];
    B --> C{AI Agent: Talebi Analiz Et};
    C --> D{Switch: Kategoriye Göre Yönlendir};
    D -- Teknik --> E1[Trello: Teknik Panoda Kart Oluştur];
    D -- Fatura --> E2[Trello: Finans Panosunda Kart Oluştur];
    D -- Diğer --> E3[Trello: Genel Panoda Kart Oluştur];
    E1 --> F1[Slack: #teknik-destek kanalına Bildir];
    E2 --> F2[Slack: #finans kanalına Bildir];
    E3 --> F3[Slack: #genel-destek kanalına Bildir];

Bu iş akışını kurduktan sonra “Activate” düğmesine basarak canlıya alabilirsiniz. Artık web sitenizden gelen her destek talebi saniyeler içinde doğru kişilere, doğru formatta ve hiçbir manuel müdahale olmadan ulaşacaktır.

Benzer Yazılar